Was ist ein PIM-System? Product Information Management einfach erklärt

Was ist ein PIM-System?

Ein PIM-System ist die zentrale Stelle für alles, was einen Artikel beschreibt. Dort entsteht die freigegebene Fassung, die alle Kanäle bekommen.

Das Marktforschungsunternehmen Gartner beschreibt PIM als Lösungen, mit denen Produkt-, Commerce- und Marketingteams eine freigegebene, teilbare Version reichhaltiger Produktinhalte erstellen und pflegen (Gartner Peer Insights¹).

Kurz: Im ERP steht, dass es einen Artikel gibt, was er kostet und wie viele am Lager sind. Im PIM steht, was der Artikel ist – mit allen Merkmalen, Texten, Bildern und Dokumenten, die Kunden, Händler und Suchmaschinen brauchen.

Was macht ein PIM-System?

Es sammelt Produktdaten aus vielen Quellen, macht sie vollständig und widerspruchsfrei und gibt sie je Kanal im passenden Format aus.

• Datenmodell: Tabellen, Felder, Feldgruppen, Pflichtfelder, Auswahllisten, Einheiten.
• Strukturen und Varianten: z. B. Hauptartikel → GTIN → Artikel.
• Import und Export: Excel, CSV, JSON, XML; Abgleich über Artikelnummer oder GTIN.
• Datenqualität: Vollständigkeit je Kanal, Prüfregeln, Freigaben.
• Medien: Bilder und Dokumente am Artikel.
• Workflows: Freigaben, Aufgaben, Automationen.
• Rechte: wer welche Tabellen und Felder sehen und ändern darf.
• Lieferanten-Onboarding: Daten direkt beim Lieferanten anfragen.

Brauche ich ein PIM-System, wenn ich schon ein ERP habe?

Meist ja, sobald mehrere Kanäle, mehrere Lieferanten oder einige tausend Artikel zusammenkommen. Das ERP ist für die kaufmännische Seite gebaut, nicht für Merkmale, Texte und Kanal-Pflichtfelder. Typische Anzeichen:

• Produktdaten werden in Excel-Listen zwischen Einkauf, Marketing und E-Commerce hin- und hergeschickt.
• Mehrere Kanäle (Shop, Marktplätze, Printkatalog, Händler) brauchen unterschiedliche Pflichtfelder.
• Lieferantendaten kommen in vielen Formaten und müssen geprüft werden, bevor sie live gehen.
• Texte und Merkmale widersprechen sich – und niemand weiß, welcher Wert stimmt.
• Neue gesetzliche Angaben (Energielabel, Produktsicherheit, Werbeaussagen) müssen sauber pro Artikel gepflegt werden.

Bei einem Kanal und wenigen hundert Artikeln reicht oft das Shopsystem.

Für welche Branchen eignet sich ein PIM-System?

Für jede Branche, in der Artikel- oder Produktstammdaten aus mehreren Quellen kommen und an mehrere Stellen gehen – nicht nur für Handel und Industrie. Ein PIM ist im Kern ein Stammdatensystem für Produkte: Je Branche unterscheiden sich die Merkmale, nicht die Aufgabe. Beispiele:

• Großhandel und Hersteller: Herstellerdaten, technische Merkmale, Varianten, Datenblätter.
• Einzelhandel und E-Commerce: Shop- und Marktplatzdaten, Bilder, Texte je Kanal.
• Bau, Maschinenbau, Automotive: Maße, Ersatzteile, Passt-zu-Angaben, Fahrzeugzuordnung.
• Lebensmittel, Kosmetik, Chemie: Zutaten und Allergene, Inhaltsstoffe, Gefahrenhinweise.
• Pharma und Medizintechnik: Packungsgrößen, Gebrauchsanweisungen, Kennzeichnungen.
• Mode, Möbel, Sport: Größen, Farben, Materialien, Pflege- und Sicherheitshinweise.
• Dienstleister: Leistungskataloge mit Paketen, Einheiten und Beschreibungen.

Entscheidend ist deshalb ein Datenmodell, das sich an die Merkmale Ihrer Branche anpassen lässt. In apvros PIM beschreiben Sie Tabellen, Felder und Regeln in eigenen Worten – Beispiele auf der Seite Branchen.

Was ist der Unterschied zwischen PIM, ERP, DAM und MDM?

ERP rechnet, PIM beschreibt, DAM verwaltet Medien, MDM ordnet Stammdaten über alle Datenarten hinweg. Die Systeme ergänzen sich:

Die Grenzen sind fließend: Viele PIM-Systeme verwalten Bilder selbst, manche ERP-Systeme haben einfache Textfelder. Entscheidend ist, wo die verbindliche Version einer Produktinformation liegt – und ob nachvollziehbar ist, woher sie kommt. Mehr Begriffe im Glossar.

Wie verändert KI ein PIM-System?

KI nimmt dem Team die Handarbeit ab: Daten zuordnen, Texte schreiben, Widersprüche finden, Regeln bauen. Entscheidend ist, dass sie mit denselben Rechten und Regeln arbeitet wie ein Mensch und nur vorschlägt.

Viele PIM-Systeme bieten heute einen Knopf „Text generieren“. KI-nativ heißt mehr: Die KI ist in jede Funktion eingebaut. In apvros PIM bedeutet das zum Beispiel:

• Tabellen, Felder, Automationen und Schnittstellen beschreiben Sie in eigenen Worten; die KI baut einen geprüften Vorschlag (KI-Einrichtung).
• Automationen entstehen aus einem Satz; eine Engine führt sie aus (Automationen).
• Ändert sich ein Merkmal, prüft die KI alle Texte, die davon abhängen, und schlägt Änderungen vor (Prüfcenter).
• Ein Copilot beantwortet Fragen mit echten Zahlen und erledigt Aufgaben – immer mit den Rechten des Benutzers (KI-Copilot).

Mehr dazu im Ratgeber PIM mit KI: was KI in einem PIM leisten kann und worauf Sie achten sollten.

Was kostet ein PIM-System?

Im Mittelstand liegen die Gesamtkosten über fünf Jahre laut Dreher Consulting² typisch bei 80.000 bis 400.000 € inklusive Einführung; den größten Teil macht die Einführung aus. Alle Bandbreiten mit Quellen stehen im Ratgeber Was kostet ein PIM-System?, Ihre eigenen Personalkosten rechnet der Kostenrechner nach.

Woran erkenne ich ein gutes PIM-System?

An einem frei anpassbaren Datenmodell, einem Import mit Probelauf, Datenqualität je Kanal, nachvollziehbarer Herkunft der Werte und Rechten bis auf das Feld. Alle Kriterien stehen in der Checkliste zur PIM-Auswahl.