PIM-Auswahl: Checkliste mit 42 Fragen für Händler und Hersteller

Vor dem ersten Anbietergespräch

1. Welche Kanäle versorgen wir heute, welche in zwei Jahren (Shop, Marktplätze, Print, Händler, KI-Assistenten)?
2. Wie viele Artikel, Varianten und Lieferanten haben wir – und wie stark wächst das?
3. Wer pflegt heute welche Daten, und wo entstehen Widersprüche?
4. Welche Pflichtangaben kommen auf uns zu (Energielabel, GPSR, EmpCo, Digitaler Produktpass)?
5. Welche Systeme müssen angebunden werden (ERP, Shop, DAM, Lieferanten)?

1. Datenmodell

1. Können wir Tabellen, Felder und Feldgruppen selbst anlegen – ohne Programmierung und ohne Migration?
2. Gibt es Untertabellen für wiederholte Angaben (Barcodes, Einheiten, Zertifikate)?
3. Lassen sich Strukturen wie Hauptartikel → GTIN → Artikel abbilden – und sind sie optional?
4. Werden Einheiten sauber geführt (Zahl + Einheit statt „Höhe in cm“ als Text)?
5. Was verhindert doppelte Felder wie EAN, GTIN und Barcode?
6. Gibt es Formeln, z. B. für Prüfziffern, und Nummernkreise für interne Artikelnummern?

2. Import und Lieferanten

1. Welche Formate liest der Import (CSV, Excel, JSON, XML)?
2. Wie werden fremde Spaltennamen zugeordnet – manuell, automatisch, per KI?
3. Gibt es einen Probelauf, der vor dem Speichern Neu, Geändert und Fehler zeigt?
4. Durchläuft ein Import dieselben Regeln wie eine manuelle Änderung (Rechte, Schreibschutz, Automationen, Historie)?
5. Wie werden Bilder zugeordnet (Dateiname, GTIN)?
6. Können Lieferanten Daten selbst pflegen – mit oder ohne Login – und werden sie vor der Übernahme geprüft?

3. Datenqualität und Nachvollziehbarkeit

1. Wird Datenqualität je Kanal gemessen (Pflichtfelder je Kanal)?
2. Gibt es Prüfregeln je Kategorie – mit Ausnahmen und Versionen?
3. Weiß das System, woher jeder Wert stammt (Benutzer, Lieferant, Datenblatt, Import mit Zeile)?
4. Was passiert mit Texten, wenn sich ein Merkmal ändert?
5. Lässt sich nachweisen, dass eine Änderung im Zielkanal angekommen ist?
6. Wie fließen Retourengründe und Kundenfragen in die Datenpflege ein?

4. Automationen und Workflows

1. Wer kann Automationen anlegen – nur Entwickler oder auch Fachanwender?
2. Gibt es einen Testlauf an echten Datensätzen ohne Speichern?
3. Laufen Automationen auch über den ganzen Bestand – und wie schnell?
4. Gibt es ein Vier-Augen-Prinzip für Freigaben?
5. Wie werden Sonderfälle gelöst, für die es keinen Baustein gibt – und wie sicher ist eigener Code?

5. Rechte, Sicherheit, Betrieb

1. Gehen Rechte bis auf das einzelne Feld – je Rolle und je Benutzer?
2. Sehen Lieferanten nur ihre eigenen Artikel?
3. Wo wird betrieben (Cloud-Region, eigene Azure-Umgebung)? Wo liegen Bilder?
4. Wie werden Passwörter und Zugangsschlüssel gespeichert?
5. Gibt es eine Historie aller Änderungen mit Benutzer und Zeitpunkt?

6. KI

1. Arbeitet die KI mit den Rechten des Benutzers – oder mit Admin-Rechten?
2. Schlägt die KI vor, oder ändert sie selbst? Wo ist der Mensch im Ablauf?
3. Welche KI-Anbieter sind möglich (z. B. Azure OpenAI im eigenen Tenant)? Je Aufgabe wählbar?
4. Wo liegen die API-Schlüssel?
5. Können externe Assistenten wie Microsoft Copilot oder ChatGPT kontrolliert zugreifen (z. B. per MCP mit OAuth)?
6. Funktioniert das System auch ohne KI?

7. Kosten und Einführung

1. Wie setzt sich der Preis zusammen (Benutzer, Artikel, Kanäle, Betrieb, KI-Nutzung)?
2. Wer übernimmt die Datenmigration und die Einrichtung des Datenmodells?
3. Wie lange dauert ein Pilot mit einem echten Sortimentsausschnitt?

Tipp für die Demo

Bringen Sie einen echten Ausschnitt mit: 200 Artikel aus zwei Lieferantenlisten, ein Datenblatt, drei typische Retourengründe. Lassen Sie sich zeigen, wie diese Daten ins System kommen, welche Widersprüche gefunden werden und was mit einem Text passiert, wenn sich ein Merkmal ändert. Für apvros PIM können Sie so eine Demo direkt anfragen.